Escrito el 28 de octubre de 2009 por Oscar J. Baeza
En el Kafelog #056 comenté el sistema de organización de Gmail basado en GTD, algo más automático que los que he encontrado hasta la fecha. El objetivo de mi sistema es que todo esté etiquetado y en el lugar correcto, con el menor número de molestias por parte de nuestro cliente web de correo favorito. Principalmente, este proceso hace que los que usemos móviles conectados permanentemente a internet nos molesten lo menor posible, sin contínuas interrupciones, aunque perfectamente utilizable por aquellos que quieran mejorar su trato con Gmail.
Las dos reglas básicas, que previamente utilicé con los Quick Links (en Gmail Labs), son:
Matches: is:unread -label:{spam,trash}
Do this: Apply label ‘@Inbox‘
Matches: is:unread -label:{spam,trash} -from:{xxxx@xxxx.com,xxxx@xxxx.com,xxxx@xxxx.com}
Do this: Skip Inbox
¿Qué conseguimos con estos dos filtros?
Con el primero añadiremos la etiqueta ‘@Inbox‘ a todos los correos por leer, por lo que no tendremos que ir etiqueta a etiqueta para leer el correo pendiente, sino que con entrar en ‘@Inbox‘ nos mostrará todas las conversaciones no leídas. Con el segundo, evitamos que correo que no deseemos leer conforme nos llega, pase a ‘@Inbox‘, desapareciendo de la bandeja de entrada. Aplicando estos dos filtros, conseguiremos tener una bandeja de entrada limitada a correos directos y puntuales expresamente permitidos por nosotros.
Para los que tengáis Gmail en inglés como yo, ‘@Inbox‘ no es ‘Inbox‘, y recuerda que el texto de ‘Matches’ puedes introducirlo en el campo ‘Has the words’ de la creación de filtros, ya que este campo se lo come todo y no nos restringe como ocurre con el resto de campos. Así mismo, yo he incluido ‘twitter-dm-xxxx=xxxx.com@postmaster.twitter.com’ entre los correos permitidos en el segundo filtro, recibiendo en tiempo real los mensajes directos desde Twitter, sin la necesidad de recibir el correspondiente correo de que alguien ha comenzado a seguirme: no necesito leerlo ahora.
Al poner ‘-label:{spam,trash}‘ en los filtros hace que Gmail no tome en cuenta los correos que esté en ‘Spam‘ o en ‘Trash‘ (Papelera), mientras que si tenemos una conversación de Gtalk o mensaje desconectado del mismo, aparecerá en ‘@Inbox‘.
El segundo paso es filtrar TODO correo que nos llegue. Evidentemente esto es imposible, pero si que podremos controlar una buena cantidad de correos que nos llegan a diario.
Una idea que podéis aplicar para vuestro listado de etiquetas podría ser:
- Personal/Listas
- Personal/Servicios
- Personal/Blog
- POP/Cuenta1
- POP/Cuenta2
- POP/Cuenta3
- Work/Label1
- Work/Label2
Si tenemos listas de distribución como Google Groups, esta suelen tener información sobre la lista en el correo, aunque no visible con los datos básicos. De este modo:
Matches: to:({xxxx.googlegroups.com, googlegroups.com, xxxx.xxxxxx.com})
Do this: Skip Inbox, Apply label ‘Personal/Listas’
A partir de ahora, todos los correos que nos lleguen de Google Groups irán directamente a dicha etiqueta, junto a ‘@Inbox‘ al no estar leído.
El segundo caso serían los cientos de correos de redes sociales, notificaciones, avisos de mensajes, etc., etc., que recibimos a diario, pudiendo ser filtrados tal que:
Matches: from:({xxxx@xxxx.com, xxxx.com})
Do this: Skip Inbox, Apply label ‘Personal/Servicios’
Anoto los dos tipos de textos en los últimos filtros, ya que Gmail permite filtrar por dominio y por correo. De este modo, podríamos filtrar LinkedIn en etiquetas separadas por ‘updates@linkedin.com’, ‘invitations@linkedin.com’, ‘group-digests@linkedin.com’, ‘connections@linkedin.com’, o sencillamente ‘linkedin.com’, que enviaría todo lo relacionado a una etiqueta. Con el filtro de las listas funcionaría del mismo modo.
El siguiente paso es filtrar todas las cuentas de correo POP que tengamos redireccionadas o que Gmail esté comprobando a sus correspondientes etiquetas. Yo estoy usando POP/xxxxx para cada una de ellas, aunque puedes utilizar la misma. Cada uno que adapte este texto como le venga en gana. Así mismo, tengo algunas etiquetas Work/xxxx para proyectos, correos del trabajo y similares.
Si has aplicado este artículo a tu Gmail, tendrás unas etiquetas Personal/xxxxx que filtrarán todo el correo que venga de servicios web, listas de distribución, etc., el correo de las cuentas POP en sus etiquetas y el correo no leído en ‘@Inbox‘. La idea es tener organizado todo. Añade tus propios filtros y mejóralos.
Una vez filtrado el correo, tenemos todo el no leído en ‘@Inbox‘, etiquetado bajo sus correspondientes etiquetas en la estructura que he comentado. Una vez hecho esto, vamos a ver cómo procesamos y gestionamos dichos mensajes con ‘@Next‘ y ‘@Someday‘.
La etiqueta ‘@Next‘ será utilizada para correos leídos, procesados y pendientes, que no requieran de nuestra atención ahora, aunque si en los próximos días y de cuyos mensajes debemos estar al tanto. Es como un ‘@Inbox‘ para mensajes leídos y que tenemos que revisar próximamente.
La etiqueta ‘@Someday‘ la dejaremos para correos a archivar sin una etiqueta relacionada. Es decir, que dentro de nuestra estructura de etiquetas no tiene cabida y que sencillamente queremos guardar. Bien, pues ‘@Someday‘ será su nuevo hogar.
Ahora, el proceso GTD funcionaría del siguiente modo:
- Entramos en Gmail.
- Leemos el correo en ‘Inbox‘, que es el urgente.
- Cerramos Gmail.
Sí, como lo lees. Tal cual.
Ahora, cada cierto tiempo (cada uno se lo gestiona como quiere), intentando que la siguiente acción la realicemos lo mínimamente posible, leemos el correo de ‘@Inbox‘.
Bien, aquí entra la parte GTD de todo nuestro sistema:
- Entramos en Gmail.
- Leemos el correo en ‘Inbox‘.
- Leemos el correo en ‘@Inbox‘.
- Si el correo sólo requiere una lectura y no servirá para nada más: leer y eliminar.
- Si el correo requiere que lo revisemos dentro de unas horas, unos días o una semana: leer, aplicar la etiqueta ‘@Next‘ y eliminar la etiqueta ‘@Inbox‘.
- Si el correo no requiere que lo revisemos pero requiere ser archivado a modo de histórico: leer y eliminar la etiqueta ‘@Inbox‘ (mantiene la que hayamos aplicado previamente con los filtros, que en caso negativo, aplicaremos la etiqueta correspondiente y luego eliminaremos la etiqueta ‘@Inbox‘).
- Vaciamos el Spam (uno que tiene sus costumbres).
- Cerramos Gmail.
¿Qué acaba de ocurrir con todo lo anterior?
Gmail no me ha molestado más allá de algún correo puntual y urgente para luego, más tarde, procesar el correo en apenas unos minutos, eliminando lo innecesario, guardando lo pendiente y almacenando lo requerido. Recordad ir revisando ‘@Next‘ cuando proceséis ‘@Inbox‘ para ver si debéis aplicar el mismo proceso que con ‘@Inbox‘: archivar o eliminar.
Como punto final, acordaros de revisar ‘All mail‘ por correos que no se encuentren etiquetados y en conversaciones (hemos enviado un correo sin recibir respuesta), con el fin de etiquetarlos o eliminarlos.
En la siguiente entrega de Kafelog, cómo mejorar la gestión de los correos con Gcalendar, Gdocs y Gtasks.
